Termini e condizioni di registrazione e utilizzo dell’area riservata sezione privacy policy

Mod. 814 rel.5 del 31/10/2025

Funzionamento dell'Area Riservata
1. La piattaforma informatica “EASYBOX” (di seguito, l'”Area Riservata”), implementata da Openjobmetis “ Agenzia per il lavoro S.p.A. (la “Società” o“OJM” ), è una piattaforma avente la finalità di consentire a clienti e lavoratori di OJM, titolari di apposite credenziali, di usufruire gratuitamente di una serie di servizi informatici quali sottoscrizione di contratti mediante firma elettronica avanzata, condivisione di documenti inerenti il rapporto di somministrazione e di lavoro somministrato, nonché gestione delle presenze, nei limiti di quanto illustrato nel documento denominato “Termini e condizioni di registrazione e utilizzo dell'Area Riservata“ sottoscritto dai suddetti clienti e lavoratori.
2. Il presente documento costituisce l'Allegato I del suddetto documento denominato “Termini e condizioni di registrazione e utilizzo dell'Area Riservata” (di seguito “Termini e Condizioni Area Riservata”). Gli articoli dei Termini e Condizioni Area Riservata, ivi comprese le definizioni (ove non diversamente previsto nella presente Privacy Policy), sono parte integrante dei presenti termini e condizioni e si applicano agli stessi (ivi espressamente incluse le previsioni circa il foro competente e la legge applicabile − articolo 9), anche se riferite ad aspetti già disciplinati in questa sede, salvo che incompatibili.
Privacy Policy
1. Lo scopo di questa Privacy Policy è descrivere le modalità di gestione dell'Area Riservata in riferimento al trattamento dei dati personali degli Utenti (come definiti nei Termini e Condizioni Area Riservata) che interagiscono e utilizzano la stessa, per beneficiare dei servizi offerti.
2. Le informazioni contenute nel presente documento sono fornite in conformità con le disposizioni del Regolamento UE 679/2016 (“Regolamento“), nonché del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i. (“Codice Privacy”) e dei provvedimenti emanati dall'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (il “Garante”), nonché con le Raccomandazioni delle autorità europee per la protezione dei dati personali, quali ad esempio il Comitato Europeo per la Protezione dei Dati Personali “European Data Protection Board”.
3. Le informazioni circa il trattamento dei dati sono rese solo per l'Area Riservata e per il trattamento operato dalla Società e non si estendono ai trattamenti operati da soggetti terzi. Rispetto a detti ulteriori trattamenti la Società non si assume alcuna responsabilità.
Titolare e luogo del trattamento
1. Il Titolare del trattamento è la Società OJM (con sede legale in Milano, Via Assietta n. 19, codice fiscale e numero di iscrizione al registro imprese di Milano n. 13343690155). I dati sono prevalentemente trattati presso la sede della Società, e, relativamente ai servizi affidati o offerti da terze parti, anche in territori dell'Unione Europea.
Modalità di funzionamento dell'Area Riservata
1. Per quanto riguarda le modalità di accesso e di utilizzo dell'Area Riservata, nonché per l'individuazione dei dati trattati a tal fine, si rinvia ai Termini e Condizioni Area Riservata.
Finalità e base giuridica del trattamento dei dati
1. La Società, nell'ambito dell'erogazione e dell'utilizzo dell'Area Riservata, potrà trattare i dati degli Utenti Aziendali e degli Utenti Lavoratori per le seguenti finalità:
  1. Attivazione e gestione operativa dei servizi offerti dall'Area Riservata (es. registrazione degli Utenti, creazione degli Account, sottoscrizione di contratti mediante FEA, condivisione di documenti inerenti il rapporto di somministrazione e di lavoro somministrato), e specificamente:
    1. Attivazione e associazione degli Account, anche rispetto all'uso della FEA;
    2. Gestione degli storici rispetto al profilo di ciascun Utente Aziendale e Utente Lavoratore;
    3. Registrazione dei dati relativi alle presenze, ad es. dati temporali relativi allo svolgimento della prestazione lavorativa o dati relativi al mancato svolgimento della prestazione lavorativa, e validazione degli stessi dati;
    4. Visualizzazione e memorizzazione di documenti inerenti al Rapporto di Somministrazione di Lavoro;
    La base giuridica del trattamento dei dati personali degli Utenti per le finalità di attivazione e gestione operativa dei servizi offerti dall'Area Riservata, come sopra indicati, è rappresentata dall'esecuzione del servizio richiesto dagli Utenti, ai sensi dell'art. 6(1) lett. b del Regolamento, pertanto la raccolta dei relativi dati personali è necessaria, in quanto l'eventuale rifiuto di fornire detti dati comporta l'impossibilità per OJM di gestire ed eseguire il servizio richiesto.
  2. Finalità connesse all'esecuzione di obblighi di legge, regolamenti, normative nazionali e comunitarie nonché derivanti da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge il cui adempimento costituisce la base giuridica del trattamento: anche in questo caso, il consenso al trattamento non è necessario, pertanto il mancato conferimento dei dati degli Utenti comporta l'impossibilità di ottenere il servizio richiesto.
  3. Finalità di tutela dei diritti ed interessi legittimi della Società e/o di terzi ad essa connessi, ad esempio il diritto di difesa in giudizio, la gestione dei reclami e del contenzioso, la prevenzione di frodi e/o di attività illecite, l'eventuale recupero dei crediti.
  4. Finalità statistiche, finalità di analisi circa l'uso e le funzionalità dell'Area Riservata: i dati aggregati relativi agli Utenti, che non consentono di identificarli direttamente, potranno essere utilizzati per lo svolgimento di analisi statistiche, per migliorare l'assistenza tecnica, per manutenzione evolutiva della piattaforma e dei servizi di OJM. In questi casi, seppure la raccolta dei dati personali degli Utenti non sia obbligatoria ai sensi della legge o essenziale ai fini della fornitura del servizio, essa risulta comunque necessaria in quanto tali dati sono strettamente connessi e strumentali al perseguimento degli interessi legittimi di OJM, che non prevalgono sui diritti e sulle libertà fondamentali degli Utenti.
Categorie di dati oggetto di trattamento
1. La Società potrà ricevere e raccogliere dati personali e informazioni relative agli Utenti Aziendali ed Utenti Lavoratori che accedono all'Area Riservata e che usufruiscono dei servizi in essa disponibili, anche inserendo e condividendo tra gli Utenti informazioni ed immagini. In particolare, la Società tramite l'Area Riservata potrà acquisire e trattare le seguenti informazioni.
2. Dati raccolti tramite la navigazione
  1. Quando gli Utenti visitano e utilizzano l'Area Riservata, quest'ultima raccoglie alcuni dati quali le funzionalità e i contenuti a cui gli Utenti hanno avuto accesso, i collegamenti o i pulsanti cliccati, la data e l'ora di accesso, l'indirizzo IP del dispositivo, il sistema operativo utilizzato (c.d. “dati di navigazione”). I dati di navigazione potrebbero, per loro stessa natura, permettere di identificare gli Utenti anche attraverso elaborazioni e associazioni con dati detenuti da terzi. Tuttavia, la Società utilizza questi dati al solo fine di ricavare informazioni statistiche e anonime sull'uso dell'Area Riservata per finalità strettamente legate al funzionamento della stessa.
3. Dati forniti volontariamente dagli Utenti
  1. Come meglio illustrato nei Termini e Condizioni Area Riservata, la preliminare acquisizione dei dati identificativi degli Utenti Aziendali e degli Utenti Lavoratori, forniti volontariamente in sede contrattuale, avviene presso le sedi di OJM alla presenza di personale della medesima incaricato in modo da delineare il profilo degli Utenti e consentire la relativa creazione dell'Account, attivato da ciascun Lavoratore e Utilizzatore.
  2. Gli Utenti Lavoratori e gli Utenti Aziendali decidono, a loro insindacabile giudizio, se inserire ovvero modificare le presenze relative alla prestazione lavorativa. OJM potrà raccogliere alcuni dati c.d. “sensibili” relativi agli Utenti Lavoratori per la creazione e preparazione delle buste paga, a titolo esemplificativo riguardanti l'iscrizione ai sindacati (ai fini dell'elaborazione della relativa trattenuta), ovvero malattie e permessi (ai fini dell'elaborazione della retribuzione, del versamento dei contributi, dell'accantonamento del TFR): tali dati saranno raccolti da OJM esclusivamente ove richiesto dalla legge, regolamenti, CCNL applicabile.
  3. I dati richiesti e forniti volontariamente dagli Utilizzatori e Lavoratori, ai fini della creazione dell'Account e in relazione all'uso dell'Area Riservata per il perseguimento delle finalità illustrate al precedente paragrafo 5, sono:
    1. Utenti - Dati necessari e/o funzionali alla creazione dell'account: quando gli Utilizzatori e i Lavoratori si registrano all'Area Riservata, potrà essere loro richiesta la verifica dei seguenti dati personali: (i) Utente Aziendale: ragione sociale, sede legale/sedi operative con indirizzo, codice fiscale/partita iva, indirizzo email e PEC della società utilizzatrice, nominativo, codice fiscale, utenza telefonica mobile, ruolo in azienda e tipologia e nº documento di identità del referente aziendale, password di accesso all'Area Riservata (creata autonomamente al primo accesso cambiando la password generata automaticamente dal sistema); (ii) Utente Lavoratore: nominativo, codice fiscale, tipologia e nº documento di identità, utenza telefonica mobile, indirizzo email e PEC, password di accesso all'Area Riservata (creata autonomamente al primo accesso cambiando la password generata automaticamente dal sistema). Su base volontaria l'Utente lavoratore e l'Utente aziendale potranno inserire altresì la propria immagine sul proprio Account; il mancato conferimento dell'immagine non avrà alcuna conseguenza, consentendo l'utilizzo dell'Account creato. Nell'inserire la propria fotografia, l'Utente è invitato a non fornire alcuna immagine relativa a o comprendente anche terzi soggetti
    2. Utente Lavoratore − Dati necessari e/o funzionali per la realizzazione delle funzionalità dell'Area Riservata: alcuni dati necessari per il funzionamento dei servizi potranno essere inseriti dall'Utente Lavoratore una volta effettuato l'accesso, come i certificati di malattia. Alcuni di questi dati sono necessari per consentire all'Utente Lavoratore di registrare le ore di lavoro svolte e contribuire alla gestione telematica del Rapporto di Somministrazione di Lavoro. Il profilo dell'Utente Lavoratore non è pubblico; i dati che riguardano l'Utente Lavoratore saranno visibili esclusivamente ad OJM e all'Utente Aziendale presso cui è inviato in Missione e per le finalità di cui al paragrafo 5. Il conferimento dei dati richiesti è del tutto facoltativo, ma necessario per poter usufruire dei servizi tramite l'Area Riservata.
    3. Utente Aziendale − Dati necessari e/o funzionali per la realizzazione delle funzionalità dell'Area Riservata: ciascun Utente Aziendale, in autonomia, potrà inserire una volta effettuato l'accesso alcuni dati necessari a contribuire alla gestione telematica del Rapporto di Somministrazione di Lavoro. Il profilo dell'Utente Aziendale non è pubblico, sarà visualizzabile unicamente ad OJM e agli Utenti Lavoratori inviati in Missione presso l'Utilizzatore. Il conferimento dei dati richiesti è del tutto facoltativo, ma necessario per poter usufruire dei servizi tramite l'Area Riservata.
    4. Storico delle richieste, notifiche ed attività effettuate: a discrezione di OJM, gli Utenti potranno disporre della funzione di “Storico”, attraverso la quale potranno visualizzare le richieste inviate, le notifiche ricevute via email e le attività realizzate.
    5. Altri dati forniti volontariamente: nell'ambito dei servizi offerti dall'Area Riservata, gli Utenti potranno fornire ulteriori dati personali, oltre a quelli indicati per le finalità di cui sopra, ad esempio informazioni rese al fine di ricevere chiarimenti, servizi di assistenza ecc. (per esempio, potranno richiedere informazioni, segnalare disservizi o malfunzionamenti, ecc.). Tali dati saranno trattati da OJM per consentire il riscontro alle richieste degli Utenti. Il mancato conferimento può comportare l'impossibilità di ottenere il servizio richiesto.
Cookies
1. Un cookie è una stringa di testo di dimensioni ridotte inviato al browser e salvato sul dispositivo degli Utenti quando questi visitano un sito internet o utilizzano un'Area Riservata. I cookies vengono utilizzati dalla Società per far funzionare l'Area Riservata o per migliorarne le prestazioni, ma anche per fornire informazioni sull'Area Riservata o sulle attività degli Utenti.
2. In linea di massima, l'Area Riservata utilizza cookies sia per finalità tecniche che per finalità ulteriori: mentre i cookies tecnici sono utilizzati in quanto strettamente necessari al funzionamento tecnico dell'Area Riservata nonché a fornire il servizio espressamente richiesto dagli Utenti (es. autenticazione, impostazione della lingua, etc.), come di seguito meglio illustrati, i cookies per finalità ulteriori (es. cookies analitici) sono utilizzati per svolgere analisi comportamentali degli Utenti sull'Area Riservata, al fine di migliorarne i contenuti e monitorare le preferenze manifestate dagli Utenti nell'ambito dell'utilizzo dell'Area Riservata, come di seguito indicato.
3. Cookies Tecnici
  1. I cookies tecnici sono fondamentali per permettere all'Utente di muoversi all'interno dell'Area Riservata e per usare le sue funzionalità, quali ad esempio accedere all'Account degli Utenti (es. registrazione, autenticazione). Questi cookies sono strettamente necessari e sono utilizzati per memorizzare un identificatore univoco al fine di gestire e identificare l'Utente in quanto unico rispetto agli altri Utenti che in quel momento stanno utilizzando l'Area Riservata, in modo da fornire un servizio coerente e preciso.
  2. Inoltre, questi cookies permettono all'Area Riservata di ricordare le scelte degli Utenti (es. nome utente, ecc.), di distribuire richieste su più server, di permettere agli Utenti di visualizzare contenuti e video tramite Adobe Flash Player. Per queste ragioni, in relazione ai cookie tecnici non è necessario il consenso degli Utenti.
4. Cookies Analitici
  1. Questo tipo di cookies utilizzati dall'Area Riservata sono cookies installati da terze parti quali Google Analytics, e raccolgono informazioni su come gli Utenti utilizzano l'Area Riservata, ad esempio misurando e tenendo traccia dei contenuti e delle funzioni a cui gli Utenti hanno avuto accesso e/o visualizzato.
  2. Questi cookies permettono così il miglioramento e perfezionamento dell'Area Riservata, ad esempio stabilendo se gli Utenti riescono a reperire facilmente le informazioni desiderate, o individuando quali aspetti o funzionalità dell'Area Riservata sono di maggiore interesse. Questi cookie vengono utilizzati dalla Società per elaborare analisi statistiche sulle modalità di accesso e utilizzo dell'Area Riservata, sul numero di contenuti o funzioni a cui gli Utenti hanno avuto accesso o il numero di click effettuati su detti contenuti durante l'utilizzo dell'Area Riservata. Questi cookies sono utilizzati dalla Società in maniera anonima adottando meccanismi di mascheramento dell'indirizzo IP degli Utenti e senza che Google Analytics possa incrociare tali informazioni con altre in suo possesso ai fini di identificare gli Utenti. Per queste ragioni, questi cookies non necessitano del consenso degli Utenti.
5. Disabilitazione dei cookies tramite il browser
  1. Qualora lo desiderino, gli Utenti possono eliminare dal proprio browser e dispositivo i cookies posti dall'Area Riservata attraverso le impostazioni dello stesso browser.
  2. La maggior parte dei browser di navigazione sono impostati per accettare i cookies. Tuttavia, gli Utenti potranno configurare il proprio browser per restringere il numero di cookies accettati o bloccare tutti i cookies, cambiando le impostazioni del browser con le seguenti modalità:
    - Microsoft Internet Explorer
      Cliccare l'icona 'Strumenti' nell'angolo in alto a destra e selezionare 'Opzioni internet'. Nella finestra pop-up selezionare 'Privacy'. Qui gli Utenti possono modificare le impostazioni dei cookies.
    - Google Chrome
      Cliccare l'icona “chiave inglese” nell'angolo in alto a destra e selezionare 'Impostazioni'. A questo punto selezionare 'Mostra impostazioni avanzate' e cambiare le impostazioni della 'Privacy'.
    - Mozilla Firefox
      Dal menu a tendina nell'angolo in alto a sinistra selezionare 'Opzioni'. Nella finestra di pop-up selezionare 'Privacy'. Qui gli Utenti possono regolare le impostazioni dei cookies.
    - Safari
      Dal menu di impostazione a tendina nell'angolo in alto a destra selezionare 'Preferenze'. Selezionare 'Sicurezza' e qui gli Utenti possono regolare le impostazioni dei cookies.
  3. Si fa presente, tuttavia, che disabilitando l'utilizzo di tutti i cookies sull'Area Riservata ne verranno compromesse alcune funzionalità (es. possibilità di autenticazione).
6. Ulteriori informazioni relative ai cookies
  1. Il sito www.allaboutcookies.org contiene le istruzioni per la gestione dei cookies sui browser più diffusi; in alternativa è possibile consultare la documentazione allegata al software utilizzato sul proprio dispositivo.
Comunicazione dei dati a terzi
1. I dati forniti dagli Utenti nonché quelli raccolti dall'Area Riservata nell'ambito dei relativi servizi (es. indirizzo IP) non saranno diffusi e potranno essere comunicati, anche all'estero ma comunque in Stati della UE ed esclusivamente per le finalità e modalità sopra illustrate, alle categorie di soggetti di seguito indicate:
2. collaboratori, consulenti o liberi professionisti di cui la Società si avvale per lo svolgimento di compiti di natura tecnica o organizzativa (quali ad esempio i fornitori di servizi IT), o con cui la Società collabora, ai fini della erogazione e funzionamento dei propri servizi;
3. persone, società o studi professionali che prestino attività di assistenza e consulenza alla Società, con particolare ma non esclusivo riferimento alle questioni in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria;
4. soggetti cui la facoltà di accedere ai dati sia riconosciuta da disposizioni di legge o da ordini delle autorità.
5. I soggetti appartenenti alle categorie sopra indicate utilizzeranno i dati in qualità di autonomi titolari del trattamento ai sensi di legge o quali Responsabili del trattamento di dati regolarmente nominati dalla Società. L'elenco nominativo dei soggetti a cui i dati sono o possono essere comunicati può essere richiesto a OJM rivolgendosi ai recapiti indicati nella sezione “Diritti degli Utenti e Contatti”.
Conservazione dei dati
1. I dati sono trattati per il tempo necessario all'erogazione dei servizi richiesti dagli Utenti, per lo svolgimento delle finalità sopra illustrate e saranno cancellati al venir meno degli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati, secondo i tempi di conservazione indicati nei Termini e Condizioni Area Riservata e relativi allegati, oltre che nel rispetto dei termini di prescrizione ordinaria individuati dal Codice Civile o da specifiche disposizioni di legge, per finalità di tipo amministrativo e/o per far valere o difendere un diritto un diritto o un interesse legittimo. Qualora gli Utenti ne facciano richiesta, la Società provvederà a disattivare l'Account ed i servizi richiesti. In qualsiasi momento gli Utenti potranno registrarsi nuovamente, come indicato al paragrafo 7 dei Termini e Condizioni Area Riservata. Si evidenzia, in ogni caso, che i dati potranno essere conservati per periodi di tempo più lunghi rispetto ai tempi individuati nel presente paragrafo per soli fini di analisi e statistica, realizzati in modalità anonima ed aggregata.
Misure di sicurezza
1. La Società, attraverso l'Area Riservata, tratta i dati degli Utenti adottando le opportune misure di sicurezza volte ad impedire accessi non autorizzati, divulgazione, modifica o distruzione non autorizzate dei dati. Il trattamento viene effettuato con strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate e limitate alle finalità indicate.
Diritti degli Utenti e contatti
1. Gli Utenti hanno diritto a rivolgersi alla Società, tramite le modalità sotto indicate, di esercitare i seguenti diritti, ove applicabili, riconosciuti dal Regolamento e dal Codice Privacy, e ottenere:
  1. la conferma dell'esistenza o meno di dati che li riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
  2. l'indicazione dell'origine dei dati, delle finalità e modalità del trattamento, dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello stato, di responsabili o incaricati;
  3. l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi hanno interesse, l'integrazione dei dati;
  4. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge.
2. Inoltre, gli Utenti hanno diritto di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento di dati.
3. Infine, ove applicabili, gli Utenti potranno altresì esercitare il diritto di rettifica, il diritto all'oblio, il diritto di limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati.
4. Tali diritti sono esercitabili rivolgendosi a OJM, , ovvero ancora inviando una comunicazione al seguente indirizzo email: privacy@openjob.it
5. Gli Utenti, inoltre, avranno la possibilità di rivolgersi al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) per eventuali reclami relativi al trattamento dei rispettivi dati personali.
Modifiche alla Privacy Policy
1. OJM si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente Privacy Policy in qualunque momento, dandone avviso mediante pubblicazione sull'Area Riservata, o anche tramite una diversa modalità (per esempio l'invio di una email). Invitiamo gli Utenti a verificare tali aggiornamenti e a verificare la versione aggiornata della Privacy Policy presso l'url https://www.openjobmetis.it/it/fea.
2. Qualora i cambiamenti fossero particolarmente significativi e/o impattino in maniera elevata sui diritti degli Utenti, la Società provvederà a comunicarli agli Utenti con adeguate modalità.
Responsabile della Protezione dei Dati
Il Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer) di OJM è contattabile attraverso i seguenti recapiti: via e-mail all'indirizzo privacyofficer@openjob.it o telefonicamente al numero 0331211501 (Centralino)