Segretaria studio legale

La candidata dovrà supportare i Soci senior (e altri professionisti) in tutte le attività di loro competenza, e in particolare:

• Gestione a tutto tondo degli impegni e dell’agenda dei Soci di riferimento (professionali, accademici, pubblici e personali). Ciò comporta contatti diretti non solo all’interno dello Studio, ma anche con clienti e interlocutori vari in tutti i predetti settori. Nel tempo, ciò può portare ad ampie deleghe e responsabilità nell’operatività di tutti i giorni. E’ richiesta dunque la massima riservatezza e una adeguata capacità di relazione
• L’assistente deve farsi carico di coadiuvare i Soci di riferimento nella definizione della propria agenda quotidiana (sostituendoli, se del caso, nelle attività organizzative ove non sia strettamente necessaria la sua presenza o qualora possa interloquire in sua vece)
• Gestione delle telefonate tramite tempestiva presa in carico delle stesse, redazione di documenti e gestione della corrispondenza
• Organizzazione e gestione delle riunioni (siano esse fisiche o virtuali), compresa la preparazione del relativo materiale, prenotazione della sala riunione
• Interazione con tutti gli altri uffici all’interno dello Studio
• Organizzazione e gestione a tutto tondo delle trasferte, dei viaggi, degli eventi, ecc
• Attività di archiviazione sia informatica che cartacea di tutta la documentazione inerente alle pratiche
• Inserimento delle ore lavorate (time-sheet) e dei carichi di lavoro dei professionisti secondo le scadenze di volta in volta previste dalle policy aziendali e/o tempestivo sollecito ai propri professionisti perché vi provvedano personalmente (sempre secondo le scadenze di cui sopra)
• Attività di parcellazione e chiusura della pratica a sistema
• Raccolta, riordino, preparazione e gestione a tutto tondo delle note spese del professionista