HR ADMIN SPECIALIST

La risorsa selezionata avrà la responsabilità delle seguenti attività nelle aree di lavoro di seguito indicate:

Amministrazione del Personale:

• Predisporre contratti di lavoro, proroghe, trasformazioni, cessazioni e relativa documentazione amministrativa.
• Preparare la documentazione necessaria per nuove assunzioni, stage e onboarding.
• Gestire le comunicazioni interne relative ai processi di onboarding e offboarding.
• Mantenere aggiornati i fascicoli del personale e la documentazione HR.
• Aggiornare e mantenere i dati anagrafici e amministrativi all'interno dei sistemi HR.
• Monitorare tutte le principali scadenze legate al rapporto di lavoro (contratti a termine, periodi di prova, part-time, contratti di somministrazione e TFR).

Gestione Presenze e Time Management:

• Gestire e monitorare le presenze dell'intera popolazione aziendale della filiale italiana e dei lavoratori distaccati.
• Verificare la corretta registrazione delle presenze e intervenire nella risoluzione delle anomalie.
• Garantire la quadratura dei cartellini e la loro chiusura mensile.
• Elaborare i dati necessari per la predisposizione del Libro Unico del Lavoro.
• Collaborare con i fornitori dei sistemi di rilevazione presenze per la gestione di eventuali anomalie o problematiche tecniche.

Payroll Administration:

• Assicurare la corretta raccolta e trasmissione delle variabili retributive al provider payroll esterno.
• Collaborare con lo studio di consulenza del lavoro per gli aspetti retributivi, contributivi e fiscali.
• Supportare il controllo dell'elaborazione paghe e degli adempimenti correlati.
• Verificare la corretta applicazione di agevolazioni fiscali e contributive previste dalla normativa vigente.
• Gestire l'archiviazione e la conservazione della documentazione payroll (Libro Unico del Lavoro, Certificazioni Uniche e documentazione correlata).
• Supportare dipendenti e manager nell'interpretazione delle buste paga e nelle tematiche payroll.
• Gestione delle buste paga, con attività di controllo anche post-paga.
• Comprensione e verifica dei cedolini.
• Gestione delle variabili retributive e dei pagamenti.
• Predisporre la documentazione necessaria per gli adempimenti annuali (es. comunicazione lavoro notturno, questionari ISTAT e altre rilevazioni obbligatorie).

La figura lavorerà in stretta collaborazione con il payroll provider esterno, che si occuperà dell’elaborazione dei cedolini, ma dovrà essere in grado di:

• verificarne la correttezza
• garantire la conformità al CCNL Energia e Petrolio
• assicurare il rispetto della normativa vigente